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小编:Quickbooks的Jimmy Daly如何管理一个高速、全球化的内容团队。封面图片来源:柯蒂斯·麦克牛顿。作为QuickBooks资源中心的唯一编辑,Jimmy Daly需要管理3个时区的4000个内容和15个作家。他负

4000条内容,15位作家,跨越3个时区,1名编辑

Quickbooks的Jimmy Daly如何管理一个高速、全球化的内容团队。封面图片来源:柯蒂斯·麦克牛顿。作为QuickBooks资源中心的唯一编辑,Jimmy Daly需要管理3个时区的4000个内容和15个作家。他负责协调制作博客上的每一个内容——除了制定战略、提出想法和编辑。Jimmy的挑战是将自己的时间分配给Paul Graham所称的"制造商日程安排"和"经理日程安排"。他需要数小时不间断的编辑时间,但也需要很短的时间来与同事和投稿人联系,以便在管道上移动文章。为了应付这个时间表,吉米需要一种高效的方法来控制所有的活动部件。在尝试了几种不同的工具之后,他决定使用Airtable来运行他的编辑日历。他建立了一个内容、贡献者和任务的数据库,并通过不同的视图使所有相关的涉众都可以访问这些数据库。每一方都可以一目了然地获得所需的所有上下文,而他有时间运行整个内容日历,编辑每一篇文章,甚至在任何给定的一周内自己编写一些内容。我们和吉米坐了下来,了解他是如何建立一个编辑日历来优化他如何打发时间的。快速思考的主视图构思是创造伟大内容的最重要步骤之一。作为一名编辑,吉米必须完成两件事:确定现有内容中的差距。在提供实用建议的同时,提出一些有创意的角度来吸引读者。吉米在Airtable上设置了一个视图,以节省在前者上的时间,这样他就可以把时间花在后者上。在QuickBooks,这个博客的目标是获取漏斗的顶端。QuickBooks作为一种会计工具、工资单工具、发票工具和支付工具有四个主要用例,因此它们的内容必须解决小企业主在这些特定类别中的痛点。但通常情况下,在内容中寻找空白意味着翻阅现有文档并重新访问已发表的每一篇文章,希望能有一个惊喜时刻。Jimmy创建了一个"主"视图来提供他所需的所有上下文,而没有任何额外的无关细节。Master是一个网格视图,它包括从构思到成品的所有生产阶段的每一个内容。每一条记录都包括一个描述,一个指向googledocs草稿的链接,一个指向已发布文章的链接,注释和其他按时间倒序排列的细节。快速浏览一下会让他想起最近发表的所有内容,这样他就能更好地发现差距和潜在的内容机会。这个视图上的过滤器可以帮助他浏览某些主题的文章。例如,他可以为标题或描述中带有单词"payroll"的文章创建一个过滤器,以了解他们在这个主题上所涉及的基础。如果他想找到具体的文章来提出附带的想法,他也可以使用右角的搜索栏搜索他的团队曾经写过的每一篇文章。吉米告诉我们,主要的挑战是"在所有这些不同的主题上,我们已经有了什么内容。我们需要找到我们真正需要填补的漏洞,以确保我们能够为新客户提供所有可能的切入点。"Master view让Jimmy快速了解了正在进行的工作,这样他就可以花更少的时间挖掘信息,而将更多的时间安排在有创意的内容创意上。识别瓶颈的管道概述QuickBooks博客上的每一个内容都有很多幕后工作。每一篇文章都要经历大致相同的过程:编辑发现了一个获取内容的机会搜索引擎优化策略师决定关键词编辑提出了一个很有意思的角度作者写这篇文章编辑修改设计师创造一个形象搜索引擎优化策略师优化搜索编辑出版这篇文章这个漫长的过程意味着Jimmy必须在不同的完成阶段跟踪25到40篇文章。如果没有一个地方来记录这一切,他就不可能知道如何最好地投入他的时间——构思、编辑、写作或出版。为了全面了解正在进行的工作,他创建了一个看板视图,将流程分为几个阶段:每张卡片代表一篇文章,每一堆代表工作流程中的一个阶段。当提交工作并将项目传递给下一个合作者时,文章卡从左到右移动。每一张卡片都是所有合作者的唯一真相来源。它有一个标题,一个作家,两个搜索引擎优化和艺术复选框,一个截止日期,最后,链接到已发表的文章。如果Jimmy想检查一个工件的状态,他@会提到在管道的那个阶段负责的合作者。这个看板视图充当了一个编辑仪表板,在这里Jimmy可以快速查看正在进行的每个项目的状态。吉米告诉我们,"我认为自己是一个编辑项目经理。东西总是进来,东西总是出去,但很多东西都是通过我。其实,我只是想让每件事都继续进行下去。"知道在哪个阶段有多少个项目,吉米就能更容易地确定哪些地方最需要他,并能更好地优先考虑他的责任。实现更高效通信的自动化在QuickBooks资源中心工作的团队由内部和外部组成,分布在全国各地。编辑、自由职业者团队和SEO战略家都坐在不同的办公室,工作时间也不同。为了让每一篇文章都能顺利完成,Jimmy需要围绕编辑日程表建立一个异步通信系统。Jimmy Zarigged是一个用来自动连接项目的工具。他设置了两种类型的ZAP:一个Zap,创建一个链接回Airtable卡的Google文档一旦一个项目准备好了,就可以通过电子邮件通知贡献者当吉米把一张卡片从"头脑风暴"栏移到"需要作者"栏时,第一个Zap被触发。记录随后出现在一个单独的视图上,该视图触发Zap创建一个新的word文档,其中包含文章的名称和描述以及Airtable视图的链接。这节省了吉米建立新作家的时间。一旦他分配了他们,他们已经有了一个模板,链接在Airtable卡上。一旦他们完成了草稿,他们就可以沿着管道将其移动到"For Revision"堆栈中。一旦文档被移到进行修订,另一个Zap会向编辑发送一封电子邮件,通知他队列中没有其他项目。同样的情况发生在编辑完成并将文章移到"需要SEO/Images"上——SEO策略师和设计师会收到关于新项目的电子邮件通知,以便他们继续工作。通过Zapier,Jimmy可以独立完成每一篇文章,而不必监督和提醒每个人每个任务。当一篇文章或一张图片过期时,他可以节省沟通的时间,而不是浪费时间日复一日地对同一个人发牢骚。如何停止跑步当你为十几个人运行一个编辑日历时,感觉就像在仓鼠轮子上跑。工作永远不会停止,你总是从一个项目跳到下一个项目,以确保每一个项目都能在最后期限内完成。吉米建立了一个不需要他持续关注的系统。Airtable是一个编辑日历,它为整个团队提供了唯一的真相来源,但也迫使每个贡献者在没有他的监督下沿着管道移动一个项目。因此,与其努力跟上,他可以走在前面,专注于创造伟大的内容创意和在Quickbooks资源中心发布高质量的博客。想接收更多这样的内容吗?

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